Excel или CRM? Что подходит вашему бизнесу?

Однажды я познакомился с владельцем компании по экспорту текстиля. Он использовал Excel 12 лет. Более 400 клиентов, 3 разных файла Excel, 8 листов, тысячи строк. Однажды, обнаружив, что файл повреждён, он потерял данные за последние 2 месяца. «У меня не было резервной копии», тихо сказал он. В тот день он начал ставить под сомнение свою 12-летнюю привычку.

Где Excel хорош

Будем справедливы — Excel отличный инструмент. Но, как и любой инструмент, нужно использовать правильный для правильной задачи. Excel отлично справляется с:

• Разовыми расчётами и анализами
• Финансовой отчётностью и бюджетным планированием
• Быстрыми сводками данных с помощью сводных таблиц

Однако когда вы начинаете использовать Excel для управления постоянно обновляемыми процессами, где несколько человек одновременно вносят данные и требуются напоминания/отслеживание, он становится главным препятствием для вашего бизнеса.

5 критических проблем отслеживания клиентов в Excel

1. Хаос версий

Файл с названием «СписокКлиентов_v3_финал_точнофинал.xlsx» знаком? Когда каждый в отделе продаж работает с другой версией, какая информация актуальна? Google Sheets немного помогает, но тормозит, формулы ломаются, управление правами недостаточное.

2. Нет напоминаний

Вы пишете «Позвонить этому клиенту 15 апреля» в Excel. Но когда наступает 15 апреля, Excel вам не напомнит. Нужно проверять самому. Если у вас 200 клиентов, нужно каждый день открывать Excel и просматривать строку за строкой?

3. Историю коммуникаций трудно вести

Найти ответ на «О чём мы в последний раз говорили с этим клиентом?» в Excel очень трудно. Длинные заметки не помещаются в ячейки и не могут быть визуально отслежены. Владелец страхового агентства открыл отдельный лист Excel для каждого клиента — 300 листов. Файл весил 25 МБ и открывался 2 минуты.

4. Отчётность занимает время

Чтобы ответить на «Сколько предложений мы отправили в этом месяце, сколько закрылось?», нужно писать формулы в Excel, использовать фильтры и сводные таблицы. В CRM эта информация в одном клике на дашборде.

5. Слабый мобильный доступ

Открывать Excel на телефоне для поиска информации во время визита к клиенту — болезненный опыт. Прокрутка строк, выбор ячеек, формулы на маленьком экране — на практике никто этого не делает. Результат: продавец вносит информацию после возвращения с выезда, но обычно забывает.

CRM vs Excel: конкретное сравнение

Когда переходить на CRM?

Если вы видите хотя бы один из этих признаков, пора переходить:

• Количество клиентов превышает 50.
• Несколько продавцов используют одну и ту же базу данных клиентов.
• Отслеживание предложений и напоминания запаздывают.
• Вы часто спрашиваете: «О чём мы говорили в прошлый раз?»
• Подготовка ежемесячного отчёта занимает полдня.

Но разве CRM не дорогой?

Это восприятие 10-летней давности. Сегодня облачные CRM доступны по цене ежемесячного телефонного тарифа. Кроме того, подумайте о стоимости потерянных клиентов — годовая стоимость CRM может быть меньше ценности одного потерянного клиента.

Вывод

Excel — отличный инструмент, но он не предназначен для управления клиентами. Если у вас 10 клиентов, Excel может быть достаточно. Но если вы хотите расти, координировать работу с командой и перестать терять клиентов, переход на CRM неизбежен.

Если вы хотите сделать переход с Excel на CRM лёгким и безболезненным, Musterio CRMпозволяет легко импортировать существующий список клиентов, построить воронку продаж и автоматизировать отслеживание предложений. Отказаться от привычки Excel сложно — но через неделю вы скажете «почему я не перешёл раньше?»